2013年7月1日
会員の個人情報の取り扱いについて
北海道日本語教育ネットワーク代表 二村年哉
このたび実施しました個人情報対策についてご報告いたします。
何度かご報告しておりましたが、当ネットワークにおいて、人為的ミスにより一部の方の個人情報が会員用メーリングリストのメールで流出するという事態がありました。関係者の方、およびメールを見て不快に思われた方はもとより、会員の皆様に対し、ネットワーク代表としてここに深くお詫びいたします。
早急に運営委員内で連絡し、また、６月１日の運営委員会でも討議した結果、以下のように対処することに決定、実施いたしました。
１．メーリングリストに送られたメールに返信しても、その元メールの送信者個人に返信する設定に変更した。
２．運営委員用メーリングリストのアドレスを変更する。
３．業務上運営委員どうしで会員の個人情報を伝える必要がある場合、個人情報の入ったメールは運営委員用のメーリングリストを使わず、担当間の個人宛てメールで送る。
４．名簿から会員の住所の情報を削除する。また、新規入会者は住所の記入を不要とする。
こうするに至った状況をご説明いたします。
今回の件に関連して、会員の皆様からも提案が数件寄せられました。
内容としては、メーリングリストに投稿する際、「返信」を安易に使わず、「宛先」をアドレス帳より選んで確認してから投稿することを各自心がけたらどうか。あるいは、誤投稿も絶えないことから、会員用メーリングリストに投稿できる権限を運営委員に限定してもいいのではないか、などです。
実は過去にも何度か人為的ミスがあったりしたのですが、そのたびに少しずつ対処して、メール配信のあり方を変えてきました。
しかしながら、人間が行っている限りミスというのは避けられません。ミスが起きないように発信者が心がけるのはもちろんですが、仮にミスが起きても、その被害が最小限になるようシステムを改善することで対処すべきだという意見が運営委員内で出ました。そこで、今まではメーリングリストに送られたメールに返信すると、メーリングリストに投稿する（すなわち全員に送られる）という設定になっておりましたが、上記１のような対処を施し、「返信」では元メールの送信者個人にしか送られないようにすることで、被害が最小限になるようにしました。過去のログ（履歴）を見直してみても、当メーリングリストに関しては、投稿に返信してみんなで議論する、というような用途ではほとんど使われていなかったため、便宜性の面から考えても問題ないと判断しました。
誤投稿に関しても、運営委員に投稿権限を限定することである程度対処できますが、そうすると投稿依頼を運営委員が受け、それを投稿するという段取りが必要となり、運営委員の負担が今まで以上に大きくなってしまいます。そのように運営委員の負担を増やしてしまうと、ボランティアという性格上、今後誰もなり手がいなくなってしまう危惧があります。誰が運営委員になってもかかる負担を少なくしておくことが理想です。ただ誤投稿対策という点も、上記１の対処を施すことでメーリングリストへの誤投稿そのものが減ると思われます。
また、メールソフトには宛先にアドレスを途中まで直接入力すると予測入力してくれる機能があります。今までは会員用メーリングリストも運営委員用メーリングリストも同じhok～から始まるアドレスだったのですが、この機能を使った場合、確認をしっかりしないと運営委員宛てのメールが会員全員に送られてしまう危険性をはらんでいました。そこで、仮にこの機能を使った場合でも間違って送ってしまうことのないよう、上記２にあるように、運営委員用メーリングリストのアドレスを、別のアルファベットから始まるものに変更しました。
運営委員会で持っている会員の皆様の個人情報ですが、運営委員の中でそれを必要とするときのほとんどが会費納入に関しての連絡です。これは会計担当と会員担当間で済むことで、他の運営委員には直接関係ありません。そこで上記３で示したように、これら会員情報を運営委員内でやりとりする必要のある場合でも、運営委員用メーリングリストを使わず、個人間のメールでやりとりするようにしました。
そして今回、ニューズレターの郵送取り扱いを廃止したことで、会員の住所を把握しておく必要がなくなりました。過去にはニューズレターの郵送や研修会の連絡、総会の連絡等に会員の住所データを利用してお送りしておりましたが、ネット環境の変化もあり、ここ数年はニューズレターの郵送会員に送るとき以外に住所データを使用することはありませんでした。そこでこうした状況を鑑み、データの流出を防ぐためにはそもそも運営に不要な個人情報を持ち合わせるべきではないという観点から、上記４で示したように、会員の住所データをデータベースから削除することとしました。また、新規入会者の住所記入を不要としました。
以上です。今後とも皆様のご理解とご協力をお願いします。